Экономия от цифровизации
Текст: Ю. Хадиева, директор по развитию «МайТэк»
Для существования столь большого механизма, как агрохолдинг, необходима выверенная схема документооборота и принятия решений. Чем тщательнее она разработана, тем оперативнее принимаются решения, в основном за счет унификации процессов.
Согласно прогнозам специалистов TAdviser, через три десятилетия человечеству потребуется на 70% больше продуктов питания, чем сейчас. Сельскохозяйственной отрасли необходимо существенно обновить свои производственные процессы.
Исследования Goldman Sachs показывают, что к 2050 году производительность мирового агросектора может вырасти на 70% благодаря внедрению новых технологий. Эксперты сходятся во мнении, что эпоха «аналоговых» методов завершается и приходит цифровая трансформация.
Одним из ключевых инструментов такой трансформации является внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Она способствует повышению прозрачности бизнеса, упрощает взаимодействие между участниками процессов и позволяет отслеживать прогресс или выявлять узкие места. Однако перед внедрением такой системы важно оценить ее преимущества и окупаемость.
Внедрение новых технологий и систем в агропромышленный комплекс требует значительных инвестиций. Поэтому для принятия решения о цифровизации руководителю важно понимать, окупятся ли затраты и принесет ли система реальную пользу.
Чтобы оценить, насколько хорошо система работает в агропромышленном комплексе, предлагаем использовать следующие подходы.
Сравнение показателей до и после внедрения системы. Включает анализ качества продукции, затрат на ресурсы и другие ключевые показатели. Если после внедрения системы наблюдается улучшение этих показателей, это свидетельствует об ее эффективности.
Анализ возврата инвестиций (ROI). Этот метод оценит, насколько быстро система окупается и приносит прибыль. Для расчета ROI необходимо учесть все затраты на внедрение и эксплуатацию системы, а также доходы, полученные благодаря ее использованию.
Оценка влияния системы на производственные процессы. Позволяет проанализировать влияние системы на продуктивность, скорость выполнения задач, улучшение качества продукции и другие аспекты.
Сбор обратной связи от пользователей. Мнение сотрудников и специалистов, работающих с системой, еще один ценный источник информации об ее функциональности. Пользователи могут поделиться наблюдениями о том, как система повлияла на их работу и результаты.
Сравнение с аналогичными системами. Возможность сравнить результаты работы своей системы с показателями аналогов, используемых в агропромышленном комплексе, позволит оценить оптимальность и конкурентоспособность применяемых технологий.
Важно помнить, что оценка системы должна быть комплексной и учитывать различные аспекты ее работы. Только такой подход даст объективное представление о том, принесла ли система реальную пользу предприятию.
ДЕТАЛЬНО
В иррадиационном формате согласование документов в агропромышленном секторе может занимать недели: сотрудники тратят дни на передачу бумаг из отдела в отдел, ожидание, пока ответственный вернется из отпуска или командировки. Переход на СЭД сокращает этот процесс до нескольких дней, а иногда и часов — утверждение документа требует всего несколько кликов.
Например, в одной из ведущих компаний агросектора согласование документов занимало 2–3 недели из-за большого объема бумаг и ручного обмена между отделами. Это приводило к задержкам в заключении договоров.
После внедрения системы электронного документооборота документы стали создаваться, редактироваться и согласовываться в электронном виде. Срок утверждения договора сократился до пяти рабочих дней. Цены на бумагу постоянно растут, это увеличивает расходы на печать документов. Кроме того, нужно учитывать затраты на картриджи и обслуживание офисной техники.
В компании с 20 сотрудниками или в подразделении крупной компании в среднем ежемесячные расходы на бумагу и картриджи составляют не менее 10 тыс. рублей. За год это выливается в 120 тыс. рублей — сумму, достаточную для организации корпоратива. В компаниях с большим количеством сотрудников расходы на печать могут быть сопоставимы со стоимостью качественной рекламной кампании.
В агропромышленном секторе важную роль играет четко отработанная система поставок продукции, своевременное обеспечение запасными частями и материалами, и вся эта деятельность напрямую связана со скоростью заключения договоров с партнерами и потребителями.
Компании отмечают сокращение времени на согласование договорного документа с 2–3 недель до 4–5 рабочих дней. Это достигается за счет шаблонов договорных документов, связей с первичной документацией, четких регламентов согласования, возможности согласования вне рабочего места, бесшовной интеграции с сервисами обмена с контрагентами, а также быстрого и простого подписания договоров с партнерами.
Задачи и поручения вне системы выдаются устно, по электронной почте или в мессенджерах. На контроль их исполнения требуется в среднем от 3 до 15 минут.
Внедрение цифровых решений делает контроль над задачами прозрачным. Теперь на поиск поручения или задачи требуется всего 30 секунд. В карточке сразу виден статус исполнения или промежуточные комментарии коллег и все вложенные документы. А также преднастроенные списки выданных поручений и готовый отчет об исполнении. Это значительно повышает исполнительскую дисциплину.
Отсутствие единого информационного пространства приводит к тому, что для решения одного вопроса приходится проводить несколько совещаний.
Единое цифровое информационное пространство сокращает количество и длительность совещаний. Это достигается, в том числе, за счет оперативного отслеживания показателей деятельности подразделений с помощью встроенной системы виджетов.
В ПОИСКЕ «УЗКИХ МЕСТ»
Работа с бумажными документами и решение рутинных задач занимает много времени руководителей. Даже после подписания документы могут весь день пролежать в кабинете, потому что секретарь или помощник не может их забрать.
Внедрение информационной системы в ежедневном расписании руководителя освобождает от 30 до 120 минут. Экономия времени появляется благодаря тому, что при рассмотрении документов директор видит в карточке всю предысторию, связанные документы и комментарии. Достаточно ознакомиться с ними в одном окне, не вызывая к себе исполнителей или не дожидаясь их ответов в мессенджерах.
Мобильные версии СЭД для управленцев позволяют работать из любой точки мира, не останавливая процессы согласования, подписания договоров и любых других документов. А резолюции можно, при необходимости, накладывать с помощью рукописных примечаний или эскизов.
Составление отчетов — трудоемкий процесс, который занимает много времени у администраторов и руководителей проектов.
Если доверить подготовку отчетов информационной системе, то работа над подведением итогов проекта займет всего 10–20 минут: вся важная статистика уже заложена в шаблон отчета. Нужно лишь актуализировать данные.
Когда документы хранятся в бумажном виде, на их поиск может уйти от 5 до 60 минут. Придется идти в архив, искать нужную папку и сам документ. Может случиться и так, что документ попал не в ту папку или был утерян. В таком случае информацию придется восстанавливать, и это займет дни или даже недели.
С помощью ИТ-решений все документы создаются системно в специальных реестрах. На их поиск пользователи тратят всего 30–60 секунд. Чтобы найти нужный документ, можно задать разные критерии поиска: название, автора, дату создания, регистрационный номер и т. п.
Ручная регистрация документов — это записи в журналах или занесение информации в таблицы Excel. Регистрация каждого документа занимает от 2 до 10 минут. Помимо выполнения этих рутинных задач делопроизводителем, налицо влияние на скорость процессов компании в целом: пока один документ регистрируется, в канцелярии нередко собираются ожидающие своей очереди.
В электронной системе вес процесс займет не более одной минуты. Всего за три клика можно обработать документ: открыть задачу, зайти в карточку документа и нажать кнопку «Зарегистрировать».
Современные платформы используют искусственный интеллект для маршрутизации документов, составления резолюций и сравнения версий договоров, что значительно ускоряет работу.
Еще одним из трендов, подчеркивающих важность и неотвратимость цифровой трансформации в АПК, является внимание государства. К 2026 году показатель цифровизации в отрасли должен достигнуть 50%, в 2027-м — 75%, а в 2028-м — 100%.
ПОДДЕРЖКА СВЕРХУ
Правительство актуализировало стратегическое направление в области цифровой трансформации агропромышленного и рыбохозяйственного комплексов до 2030 года.
В 2024 году правительство выделило более трех миллиардов рублей на цифровую трансформацию АПК.
На наш взгляд, указанные подходы будут полезны руководителям сельскохозяйственных предприятий для принятия верных управленческих решений и станут началом пути повышения конкурентоспособности и расширения эффективного бизнеса.
Цифровизация — не просто тренд, а необходимость для агропредприятий, стремящихся оставаться конкурентоспособными. Внедрение современных решений, таких, как СЭД, позволяет сократить издержки, ускорить процессы и повысить прозрачность бизнеса. Руководителям стоит рассмотреть эти инструменты как часть стратегии долгосрочного роста.
