Техника Оборудование Животноводство Растениеводство 29 октября 2020

Цифровизация агрохолдинга

Текст: Руслан Эдоков, руководитель проектов по сельскому хозяйству

Сельхозпроизводителям приходится слышать о цифровизации и необходимости ее внедрения как в аграрной отрасли, так и на отдельных предприятиях. Многие задаются правомерными вопросами: что же представляет собой данное явление, считается ли оно модным термином или полезным инструментом?

Использование умных технологий — одна из ключевых тенденций в мировой аграрной отрасли. В этом направлении выделяется цифровизация, позволяющая грамотно организовать производство, повысить эффективность вложений и прочее. Несмотря на декларируемые преимущества, большинство аграриев в нашей стране оказываются пока не готовыми использовать подобные технологии, однако ситуация медленно меняется.

ВО ВЛАСТИ ХАОСА

В компаниях, не прошедших цифровую трансформацию, деятельность ведется примерно одинаково. Хозяйства, расположенные на больших расстояниях и занимающиеся разными направлениями, например рисоводством, животноводством или выращиванием зерновых, имеют собственные системы учета и даже налогообложения. На таких предприятиях технологические карты создаются в программе Excel, что требует усилий, а вся информация о проведенных работах, затратах и урожае собирается в электронные таблицы с опозданием и сомнительной точностью. Со временем число файлов увеличивается. Возьмем несколько примеров:

1. Сведения об отгрузках находятся в отдельной таблице, которую редактирует ранее всех пришедший и ее открывший, поэтому при уходе этого сотрудника с рабочего места никто не сможет вносить изменения. В итоге появляются новые версии файла, и нередкими становятся случаи, когда часть отгрузок отмечается в одной таблице, а часть — в другой. Ошибки накапливаются, найти их сложно.

2. Пользователи не ограничены в правах доступа к информации. Такое положение приводит к несанкционированному доступу к данным, внесению ошибок в учет и финансовым злоупотреблениям.

3. Бюджетный процесс осуществляется в электронных таблицах, в результате чего сложно свести варианты финансовых планов в единый файл.

4. В хозяйствах информационные системы имеют разные настройки и аналитические наименования номенклатур, контрагентов и прочего. Оперативное получение данных по фактическим затратам из учетных программ с разной аналитикой требует ручного труда. В итоге сроки подготовки отчетов сдвигаются и растягиваются, а попытка собрать сведения в единый план-фактный анализ вновь порождает очередную электронную таблицу.

Для оптимизации процессов и облегчения ведения деятельности на предприятии следует внедрять цифровой подход.

ОБЪЕДИНИТЬ СИСТЕМЫ

Проведем цифровую трансформацию с помощью продукта «1С: ERP Агропромышленный комплекс 2». На первой стадии данные хозяйств собираются в одно информационное пространство, что обеспечивает надежный доступ к единым серверу и базе. Иногда вложения в инфраструктуру на этой стадии требуются серьезные, потому что рабочие места приходится оборудовать на полевых станах, где даже мобильный интернет не всегда показывает приемлемую скорость. Кроме того, не следует забывать о резервировании каналов и достаточной их пропускной способности. Единое информационное пространство также дает возможность перенести данные из разных баз, таблиц и документов, что выполняется в несколько этапов — для каждой группы контролируются непротиворечивость, полнота и настраиваются права. В этом случае отдельное внимание требуется уделять доступу к чувствительной для бизнеса информации.

Следующая ступень предполагает приведение справочников к нормальному виду. В рамках этого шага создается единая структура номенклатуры закупок, продаж и производства. Этот процесс сложный, но он позволяет получить экономический эффект от унификации закупочных кампаний. Большой объем заказов дает возможность добиться лучшей цены и удобнее спланировать логистику. Помимо этого, организовывается единая структура затрат с вниманием к особенностям каждого хозяйства по счетам учета и системам налогообложения. Данная задача тоже считается непростой, поскольку требует трансформации уже созданных планов под новые расходы.

УПРОСТИТЬ ПРОЦЕССЫ

Следующий этап цифровизации — внедрение мониторинга транспорта. Он позволяет получать согласование координат и кадастровых номеров полей в учетной системе и отслеживать нарушения трудовой дисциплины. В случае интеграции с ERP мониторинг транспорта предоставляет сведения о пробегах техники, расходе ГСМ и заправках, площади обработанных полей и выполненных работах. Данные автоматически попадают в путевые листы и сравниваются с нормой, что позволяет повысить точность определения расходов и их оптимизировать. Мониторинг транспорта помогает быстро рассчитать сдельную зарплату механизаторов, водителей и рабочих за счет автоматического введения сведений и уменьшения времени на разбор бумажных путевых листов и нарядов.

Еще одна ступень трансформации — взаимная адаптация бизнес-процессов и информационной системы. Она предполагает автоматизацию критических операций, исключение мест совершения возможных ошибок ввода данных, излишнего числа процедур и человеческого фактора. Объем этих мер определяет бюджет проекта. Помимо этого, следует адаптировать к требованиям второстепенные процессы, чтобы при появлении новой маркировки или версии онлайн-касс просто обновить систему.

Цифровизация также помогает упорядочить бюджетный процесс внутри одной системы за счет разработки структуры его показателей, последовательности получения данных и согласования, оцифровки уже сформированных финансовых планов и загрузки в систему.

цифровизация агрохолдинга

БЕЗУСЛОВНЫЕ ДОСТОИНСТВА

После реализации обозначенных шагов ведение бизнеса оптимизируется. Упорядочивается документооборот и появляется единое хранилище документов. В нем находятся все копии договоров, спецификаций, дополнительных соглашений, ветеринарных сертификатов и прочего, привязанные к объектам системы. При этом обеспечивается проверка наличия оригиналов документов, актуальная при подготовке бухгалтерской отчетности, и быстрая сверка данных с контрагентами, что важно при работе одного партнера с несколькими хозяйствами холдинга. Благодаря таким введениям значительно упрощается внутренний документооборот между предприятиями, становится легче оформить продажу между собственными организациями, передать деньги с одного счета на другой и технику в аренду.

Формируется удобный процесс бюджетирования с помощью настройки лимитов по статьям расходов, хранения изменений в финансовом плане, анализа исторических данных, например об урожайности по полям и культурам. Упрощается планирование с учетом различных сценариев и обеспечивается высокая достоверность собираемых сведений за счет автоматизированного сбора показателей.

К другим преимуществам цифровой трансформации относится прозрачный процесс казначейства. Заявки на расходование денежных средств привязываются к договорам, бюджетным статьям и проверяются на прохождение лимитов, после чего отправляются на согласование. Списание денег с расчетного счета производится только по утвержденным обращениям.

Реализация обозначенных шагов также помогает достичь удобного проведения управленческого анализа и внутреннего аудита, поскольку данные по хозяйствам находятся внутри периметра информационной базы. Упрощается отчетность по выданным субсидиям и процедура получения новых выплат, обеспечивается быстрый сбор сведений для банков и аграрного ведомства. Преимуществом также является агрономическая информация о полях. Она дает рекомендации по планированию посадок с учетом агроэкологии и предшественников, механизм ведения технологических карт по сценариям планирования и оперативный план-фактный анализ прямых затрат.

В итоге сделать цифровизацию удобным инструментом управленческого учета помогает наличие воли внутри предприятия, поскольку работу по трансформации предстоит проделать тяжелую и сложную. Она потребует принятия решений — от закупки компьютеров и организации рабочих мест до определения структуры затрат и бюджетов. К цифровизации нужно подготовиться: проанализировать внутренние компетенции и заручиться надежным партнером.

erp band